CONCEPTUALIZACIÒN
Archivista. Proceso de ordenar, clasificar y conservar de manera adecuada los documentos en un lugar determinado, física y / o digital mente a fin de ser localizados de manera rápida y fácil para protegerlos de deterioro o de su extravío. Los documentos se colocan en un mismo orden debidamente clasificados, todos los documentos relacionados con el individuo y la organización.
Es aquella ciencia que se ocupa de la gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de los Archivos, así como su función jurídica, administrativa y científica de los mismos.
Un Archivo se define como un conjunto de documentos generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad pública o privada en desarrollo de su gestión.
FINES E IMPORTANCIA
La finalidad de un archivo está directamente relacionada con las necesidades de su utilización por la Administración para el desarrollo de su gestión y objetivos, y sobre todo para el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Así, los archivos tienen por meta disponer de manera organizada la documentación que conservan, de la manera que mejor permita la recuperación e integridad de la información institucional y su preservación.”Ley General de Archivos, Art. 04 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Art. 1
FUNCIONES La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
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